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Algunas ideas

En reuniones de más de diez personas más o menos resulta muy util nombrar una persona para que sea facilitadora. La idea es contribuir a la buena marcha del grupo (no expresar su opinión o influir en la de otras) y cuidar los aspectos técnicos y organizativos.

La facilitadora está ahí para vigilar el proceso de comunicación dentro del grupo, el clima de la sesión, los roles que existen etc, y para fomentar la participación de todas y animarla si no se produce.

Facilitar no significa liderar ni dirigir, sino tomar la responsabilida de ayudar al grupo a llegar a los objetivos que se ha marcado, dependiendo de la situación esto puede incluir

- asegurarse de que está claro qué estructura y proceso va a tener la reunión
- mantener la concentración de reunión evitando que se salte de un punto a otro o disgresiones
- tratar todos los puntos del orden del día, tomar las decisiones necesarias
- ajustarse al tiempo
- llevar la reunion de manera eficaz, participativa y respetuosa
- asegurar la participación de todas
- clarificar y resumir puntos, presentar las decisiones y formalizar cuando se llega a un acuerdo
- ayudar al grupo a lidiar con los conflictos
- asumir la responsabilidad de dinamizar la reunion con preguntas, propuestas, dar la palabra y controlar los tiempos que la gente habla

Quien facilita?

(silencio sepulcral)
Hay diversos criteros. se puede tener en cuenta su grado de implicación en los temas que se van a tratar, siendo preferible que la facilitadora esté poco implicada en los temas que se han de tratar, le será más facil estar a su taréa y no dirigir la asamblea y ser más ecuánime en los debates.
También puede tener en cuenta las capacidades de cada una para moderar, o asumir que la práctica hace la perfección y rotar.

Espacio mental para la facilitación.

- neutralidad en los temas a tratar; si tenemos una opinión fuerte sobre un punto a veces es mejor ceder temporalmente la facilitación a otra persona (puede ser difícil no dirigir el debate hacia nuestro punto de vista)
- energía y atención: aunque no lo parezca facilitar es un trabajo difícil que requiere mucha atención y energía mental. si estamos en un día malo o bajas de energía puede resular difícil.
comprensión de lo que el grupo quiere de la reunión y del carácter y valores general del grupo
empatía y habilidad para escuchar
- seguridad: a veces habrá que cortar a alguien, o resumir el argumento de otra persona, o hacer propuestas para dirigir el proceso, y esto requiere un grado de seguridad en una misma
- respeto por todas las participantes, e interés por lo que cada una puede ofrecer
- ser capaz de entender tanto el contenido de la discusión como el proceso, y las emociones de los indiviuos y el grupo.

Consejos

Aquí una ensalada de consejos. No se trata de que siempre haya que tener esto en cuenta ya que hay muchos tipos de reuniones y de grupos...

En general

- tener clara la estructura de la reunión y los tiempos, y ceñirse a ella
- asegurarse que la presentación de cada punto está clara
- recoger todas las opiniones y animar a la participación
- cortar discusiones reiteradas, y las repeticiones de un mismo argumento
- asgurarse de que hay acuerdo, y de que quede claro cuál es la decisión
- hacer síntesis de las opiniones surgidas en los debates
- buscar puntos de acuerdo
- no asustarse ante situaciones difíciles
- cuidar el tono de la reunión, prestar atención tanto al contenido como al proceso
- Intervenir cuando es necesario, a la vez que lo menos posible, y siempre con respeto (es un arte).
- alternar herramientas y métodos (juegos, discusiones, puntos cortos, puntos filosóficos) ya que la continuidad cansa la mente
- crear una atmósfera segura y de confianza
- no pasar por alto intentos de dominación, interrupción, arrebatos de culpa y faltas de respeto
- ser positivas, visibilizar el progreso

Antes de la reunión

- Preparación: Tener un borrador de agenda, estimar cuánto tiempo va a tomar cada punto. Tener en cuenta las prioridades del grupo (hay puntos que se pueden tratar más adelante o en grupos de trabajo_). Pensar en herramientas efectivas para tratar puntos difíciles. Situar puntos difíciles hacia la mitad de la reunión cuando el grupo está metido en ella pero aún no cansado. alternar puntos cortos y largos. agrupar puntos si tiene sentido (por ejemplo: puntos cortos de información uno detrás de otro, puntos que tienen que ver con logística todos juntos). planear las pausas, planear una evaluación al final si es necesario, planear actividades para subir la enería, como juegos/dinámicas
- Escribir la agenda propuesta en una pizarra o similar para que todas la puedan consultar durante la reunión.
- Tener en cuenta el espacio físico y su comodidad, que todas puedan ver y oir lo que pasa.
- Reunir los materiales necesarios para la reunión -tiza, rotulador, papelógrafo...
- Pensar en una facilitadora sustituta en caso de que una se tenga que ir por una emergencia o necesite una pausa.

En la reunión

- presentarse
- Introducción a la reunión (si hace falta/es un grupo nuevo...) si hay gente nueva o no todas se conocen está bien empezar con una ronda de introducción, y animar a la gente a que no sólo diga su nombre, sino por ejemplo por qué están en la reunión, o qué cosas están haciendo que les ponen en relación con el grupo...
- definir el proceso: explicar los objetivos de la reunión, el tiempo con el que contamos, nuestras responsabilidades de facilitación, qué conductas son inaceptables para el grupo (por ejemplo que la gente no puede hablar sin pedir la palabra, ni ser irrespetuosa/machista...)
- Presentar la agenda, abrir una ronda de comentarios y hacer cambios si es necesario (pero tener cuidado con pasar media hora discutiendo si usar 10 o 15 minutos para tratar un punto)
- asignar otros roles
- tratar los temas uno por uno. mantener la concentración del grupo en cada punto hasta que se llegue a una decisión (que en caso extremo puede ser dejarlo para otro momento).
- asegurarse de que se toman decisiones claras y concretas. en el caso de decidir una actuación asegurarnos de que queda claro quién cómo y para cuándo.
- si surgen nuevos puntos de discusión asegurarse de que se recojan para tratarse más tarde (o en otra reunión)
- Invitar a la discusión, clarificar/enunciar las propuestas cuando salgan.
- Abrir la discusión para asegurar que se llegue a una decisión que recoja el potencial del grupo (no la decisión que alguien tiene muy clara y enuncia como “lo mejor” desde el principio.
- asegurar la participación de todas,
- estar receptivas a la onda del grupo, niveles de energía, interés en el tema, si se están cumpliendo los objetivos de la reunión, si la estructura es apropiada...
- prestar atención al tiempo!
- al final: hemos quedado en lugar y fecha para la próxima reunión? resumir los logros y dar a la reunión una “guinda” positiva.

Para facilitar el trabajo de facilitación se pueden introducir otros roles, por ejemplo:

- cofacilitadoras: podemos tomar turnos para facilitar, o repartir los aspectos de la facilitación, por ejempo que una persona se ocupe de dar la palabra
- termómetro de emociones: una persona que no esté facilitando actiamente puede encargarse de prestar atención a la atmósfera de la reunión y cómo se estan sintiendo las personas. En situaciones de conflicto puede intervenir mediando, o señalando que la atmósfera se está cargando, o sugiriendo recesos.
- reloj: presta atención a los tiempos, e interviene cuando se ve que nos estamos alargando mucho en un punto, y reareglando los tiempos en la agenda si es necesario.
- notas: a veces se toman notas de las decisiones, y de la distribución de las tareas que se asignan en la reunión
- logística; en reuniones grandes se asigna a una persona para coordinar el lugar, equipo, bebida/comida si hace falta.
- alguien que se encarga de meter a la gente en la reunión al principio y tras las pausas

Facilitación para el consenso

Un consenso real viene de poner las diferencias sobre la mesa. animar a que se presenten los puntos de vista de cada persona, y que no tengan miedo del conflicto.
- presta atención a los acuerdos y las reservas. cuando no se puede llegar a una decisión
- identifica los puntos de acuerdo y aquellos sobre los que hay duda, para que se trabaje para modificar propuestas en términos de los segundos
- descubrir cuales son los aspectos que preocupan.
- periódicamente enunciar el acuerdo según se va formando
- cuando hay poco tiempo y se está discutiendo muchos sobre detalles ayuda enunciar el consenso en negativo, tipo “hay alguien que no este de acuerdo con hacer una gran cena el sábado?”.
- cuando una o dos personas están bloqueando el consenso preguntar si ven la posibilidad de no-participación (no comprometerse con la decisión), para que el grupo pueda seguir.

Recursos

http://www.selba.org/FacilitacionRecursos.htm, Página en castellano con textos generales sobre facilitación, consenso etc. Esta es la página de links

http://www.bpd-naturalresources.org/media/pdf/espanol/8m6_spa.pdf. Taller de facilitación (denso)

http://www.facilitar.org/ red de facilitadoras ecuatorianas, con algunos recursos
www.seedsforchange.org