• Algunas ideas
  • ¿Por qué tener reuniones?
  • Claves para tener buenas reuniones.
  • cosas a las que prestar atención
    • Preparativos
    • Tipos de puntos/reuniones
    • Los roles
  • Proceso de una reunión
  • El punto g

Algunas ideas

Tras muchas reuniones en las que las ideas dan vueltas sin llegar a ninguna parte, o una persona toma todas las decisiones, o todas hablan a la vez, llegamos al punto en que nos preguntasmos

¿Por qué tener reuniones?

Las reuniones son en general una parte necesaria del trabajo en grupos, una herramienta para compartir infomación, tomar decisiones y asignar responsabilidades, además si por ejemplo los miembros de un grupo no se ven mucho en otros momentos, tienen una función en cuanto a unir y mantener la participacion y el contacto, y cohesionar el grupo en general.
Cuando se trabaja en grupo las reuniones son un medio para ponernos de acuerdo, conocernos, y fijarnos objetivos comunes.

Aunque hay veces en que también si un grupo es pequeño, o que se conoce muy bien, o está formado por individuos muy autónomos, tampoco hay que plantearse tener reuniones semanales si no hace falta. En general está bien pensar el número y frecuencia de reuniones en función a la necesidad de tenerlas.

Debido a una serie de factores muchas reuniones sean aburridas, estériles y larguísimas. A muchas nos dicen reunión y se nos ponen los pelos de punta...asique sin ánimo de inventar la rueda, esta guía recopila algunas

Claves para tener buenas reuniones.

Información
Para participar en una reunión de una manera constructiva las personas deben estar formadas e informadas. El volumen de información previa es importante, no debe ser ni demasiado ni demasiado poco (importante en la era del email, donde antes de una reunión te pueden llegar kilos y kilos de documentos), sino lo que necesitamos saber para formar nuestra opinión sobre un tema. Como la información es poder tenemos que poner atención a que se reparta por igual, y con suficiente tiempo para que todas pueda acceder a ella.

Participación
Poder participar quiere decir también participar en las reuniones en igualdad de condiciones, evitar los liderazgos carismáticos y las actitudes autoritarias, agresivas o mitineras. El facilitador o facilitadora de una reunión en teoría está para controlar el factor “equilibrio en la participación” y es una de las cosas más difícil de conseguir.
Ay que tener en cuenta además otras formas más sutiles de exclusión; por ejemplo al fijar las horas, ya que se puede limitar la participación de ciertos grupos (gente que trabaja, madres...)

Voluntad
Es frecuente encontrarse con participantes que (conscientemente o no) quieren más el reconocimiento público o mantener su estatus antes que conseguir los objetivos del grupo. Para que una reunión funcione todas y todas tenemos que poner de nuestra parte.

Educarnos
Se nos ha educado para trabajar individualmente, o lo que es peor bajo las órdenes de un superior. En cambo no se nos ha enseñado a trabajar en equipo, participar en reuniones, saber escuchar...
podemos educarnos y probar a fijarse en:

cosas a las que prestar atención

Preparativos

Cuanto más se haya reflexionado sobre las ideas antes de una asamblea, esta funcionará con más agilidad. podemos distribuir documentos antes, o trabajar en pequeños grupos de trabajo que elaboran propuestas, y juntan información sobre el tema.
Hacer la convocatoria con una propuesta de agenda (a veces también con el objetivo de cada punto (informar, decidir, opinar..) y cuánto tiempo se les espera dedicar.
En la práctica la agenda está sujeta a propuestas de cambio, que se incorporan al principio de la reunión.

- El espacio
Un espacio ordenado y adecuado normalmente hace que la gente se sienta cómoda.En lo posible podemos distribuir el mobiliario de manera que todas nos veamos (en más o menos circunferencia/elipse...) y que todas estemos al mismo nivel y en más o menos el mismo tipo de asiento.
Pensar el espacio de manera que sirva para mantener la concentración de la asamblea (lugar de paso = no)

- Duración de la reunión
La mente humana decae tras más de dos horas de reunión. Tener en cuenta que pasado este tiempo se nota el cansancio, la gente se crispa y no se escucha a las otras de la misma manera)

Tipos de puntos/reuniones

Una reunión puede cumplir diferentes funciones. puede servir para decidir sobre aspectos de la convivencia de personas que se ven todos los dias o para compartir información entre representantes de una red que se ven una vez al año.
Muchas veces las reuniones sirven para varias cosas a la vez (compartir información, crear ideas, decidir...)

Aquí resumimos diferentes cosas a tener en cuenta.

"Compartir información:" El objetivo es transmitir información a las personas que asisten. A tener en cuenta
- la persona que este informando debe pensar en que cosas que para ella son muy claras puede que para las otras no. Informar sobre el contexto de la información que se está dando.
- si no hay confianza suficiente no está de más recordar al principio que la gente puede preguntar cualquier cosa que no le quede clara.
- cuidar la forma en que se expone la información, sobre todo en reuniones grandes teniendo en cuenta los diferentes niveles de conocimiento previo de las participantes (para que la gente no se aburra y pero tampoco se pierda). pueden mandarse documentos previos, o tener ayudas de comprensión como esquemas, mapas o ayudas visuales.

"Generación de ideas "A veces se puede dedicar una reunión (o parte de una) a producir ideas y abrir posibilidades. Hay varias maneras de hacer esto:
- lluvia de ideas: establecer un objetivo claro, realista y abrirlo a todo tipo de soluciones. Tener en cuenta que la gente debe sentirse deshinibida y cómoda. Se puede seguir un orden o pedir palabra para que cada una proponga algo. Las propuestas no tienen por que estar pensadas en detalle, se trata de abrir posibilidades.
Alguien se encarga de escribir una lista, o si hay una pizarra de ir apuntando.
Una manera de partir desde este punto es que cada una señale las tres ideas que le han gustado más, poniendo una marca en la pizarra/papel, de tal manera que tendremos una medida de la popularidad de las soluciones, de cara a empezar a pensar en ellas más claramente.

"Discusión" ¿cómo tener una discusión abierta?
- escuchar
- criticar al argumento, no a la persona que lo formula
- no centrarse en una visión hasta el punto de que nos haga no ser capaces de ponernos en el lugar de otras.
- no tomar las críticas a nuestros argumentos como críticas personales.

"Coordinación" reuniones de plataformas que están formadas por colectivos (ver consenso en grupos grandes)
- se puede escojer a representantes de cada colectivo participante para que transmitan sus inquietudes a la plataforma y viceversa (recordar que no es su opinión personal la que debe defender, sino la de su colectivo). la taréa de representante puede ser rotativa o ir la persona que está mas de acuerdo con lo que se ha acordado (es difícil defender algo con lo que no estamos muy de acuerdo).
- toma de decisiones democrática: para tomar decisiones se habrá de contar con la aprobación de los miembros de todas las entidades que la confroman, y vigilar que no se adopten decisiones por la plataforma, sino que haya una oportunidad para que las discutan los grupos.

"Decisión" En las reuniones se toman decisiones por acuerdo general en el grupo (ver consenso) o por mayoría
Otras veces podemos distinguir entre decisiones operativas (cómo implementar una decisión dia a dia, planes de trabajo etc) y decisiones estratégicas (que afectan a los objetivos, o principios del grupo), y por temas de agilidad práctica si no es posible el consenso en una decisión operativa pasar a votar, y consensuar las decisiones estratégicas.

Los roles

En un taller sobre reuniones, para aprener sobre los roles que asume la gente y que pueden darse en reuniones, está bien hacer algún tipo de teatrillo/simulacro de reunión asignando roles. Aunque es algo muy obvio salen cosas muy interesantes. Ejemplos de los típicos roles son:

dominante – intenta afirmar su autoridad. Siempre se debe hacer lo que quiere
agresora – ataca las ideas de las otras y al grupo
obstructora – se opone a todo, intenta reabrir temas ya consensuados
saboteadora – mete chinas a las ruedas del debate, llevándolo a callejones sin salida
buscareconocimiento – marca sus éxitos, exhibe sus conocimientos
confesador – se centra en sus sentimientos e ideas personales
bufón – se pone a hacer payasadas
Impaciente – quiere rematar los temas de cualquier manera
Influenciable – se deja convencer, cambia de banda constantemente, sigue a alguien que aparece como líder en el grupo.
Interesada - que habla en nombre de “la comunidad” o “el grupo” pero está a sus intereses personales.
Desertora – desconecta de la reunión y está físicamente presente pero pensando en las musarañas.

Proceso de una reunión

El típico modelo de reunión, sobre el cual podemos trabajar y adaptarlo a lo que queremos sería algo así como

- Repasar el orden del dia
- Presentar brevemente los puntos a tratar, definir qué métodos de trabajo vamos a usar y los tiempos, abrir una ronda de comentarios y preguntas y si es necesaro modificar la agenda).
- Puesta al corriente; si algún miembro tiene alguna pregunta sobre alguno de los temas a tratar (muy en general,o sobre el porqué de que esté en la agenda, ya que los temas se tratan después) puede pedir aclaraciones al principio de la reunión.
- Tratar los temas acordados
- Cerrar la reunión.
puede ser bueno sintetizar los resultados (si no es muy reiterativo).
agradecer la participación y recordar próximas convocatorias y cuándo será la próxima reunión

ver más en Facilitación

El punto g

Y qué pasa con la discriminación de género en las reuniones?
el caso es que debido a la socialización patriarcal en la que la mayoría nos hemos criado y estamos, existen roles de género profundamente enraizados en la gente, que hacen que los hombres hablen más, den más su opinión, sean más dominantes, interrumpan más (sobre todo a las mujeres), frente a las mujeres que muchas veces tienden más a ceder, escuchar y buscar acuerdos.

Si prestas atención a lo mejor ves cosas tan chocantes como que a veces un argumento formulado por una mujer no triunfa y cuando es recogido y repetido por un hombre se toma más en serio, que las mujeres a veces se callan cuando se les interrumpe, que si hay que hacer una fotocopia o café rara vez se levanta un hombre y que cuando una mujer es muy dominante/agresiva despierta reacciones de “esto no puede ser” más fuertes que un hombre dominante/agresivo (parece que se asume).

El trabajo de reeducarnos para participar y decidir en igualdad es fundamental, e implica romper con muchas cosas que tenemos dentro, tanto hombres como mujeres.